ÖMÜR DEVRİ YÖNETİM SÖZLEŞMELERİ SİSTEM PERFORMANSINI VE KULLANIMA HAZIR OLABİLİRLİĞİ ARTIRMANIN ANAHTARI

1. GİRİŞ

Hiç bozulmayan bir şey aklınıza geliyor mu? Kullandığımız eşyalardan, bindiğimiz araçlara, yürüdüğümüz parktan, oturduğumuz eve kadar hiçbir şey ilk günkü gibi kalmıyor. Mutlaka ya bir temizlik, bakım, onarım ya da güncelleme/yenileme ihtiyacı doğuyor. Bu ihtiyacı giderdikten sonra, bir sonraki güncelleme/yenileme gereksinimi doğana kadar kullanmayı sürdürüyoruz ve sonra tekrar süreç döngü halinde devam ediyor, ta ki kullanım ömrünün sonuna gelene kadar.

Bir sistemin fikir aşamasından hizmetten çıkana kadar olan tüm hayatı ömür devri olarak adlandırılır. Bu süreçte sistemin etkin kullanılması ve ilk günkü performansını sağlaması için ihtiyaç duyulan maliyet de Ömür Devri Maliyeti (Life Cycle Cost-LCC) olarak hesaplanır. Kullandığımız bir ürünün ömür devri maliyetini düşündüğümüzde yalnız bakım onarım giderlerinin değil, onu kullanmak için gereken her şeyin bir maliyet kalemi olduğunu görürüz.

Örneğin bir araba aldığımızda, satın alma maliyeti dışında, kullanma ömrü boyunca yakıt, servis, muayene, vergi ve sigorta gibi bazı temel masraflarının maliyetleri de olacaktır. Ürünümüzün gelişmişlik/karmaşıklık düzeyine göre maliyet kalemlerimiz de çeşitlenecektir. Eğer bir uçak almış olsaydık; eğitim, dokümantasyon, tesis, personel, takımlar, yedek parça gibi gereksinimler de düşünmemiz gereken önemli maliyet kalemleri arasına girecekti.

Sistemlerin ömür devri maliyetleri içerisinde en büyük maliyet kalemleri kullanım ve destek safhalarında (Şekil 1) oluşmaktadır. Bu nedenle maliyet etkin bir ömür devri için kullanım ve destek maliyetlerinin en verimli şekilde yönetilmesi gerekmektedir. Bunun en önemli yolu, geliştirme döneminde kullanım ve destek aktivitelerinin ayrıntılı bir şekilde analiz edilerek sistem tasarımının buna göre yapılması, kullanım/destek döneminde ise bu analizlerin güncellenerek olası en uygun destek çözümünün uygulanmasıdır. Entegre Lojistik Destek (ELD), bu süreci tanımlayan yaklaşımdır. Ancak bu yaklaşım sayesinde ömür döngüsü verimli bir şekilde yönetilebilir, performansı yüksek ve maliyet etkin bir sistem oluşturulabilir.

Şekil 1. Safhalara göre Ömür Devri Maliyeti

Destek safhasını verimli bir şekilde yönetebilmek için ELD başlığı altında birçok farklı ELD elemanı bulunmaktadır. Bunlar;

•   ELD Yönetimi

•   Tasarım Arayüzü

•   Bakım

•   İkmal Desteği

•   Destek ve Test Ekipmanı

•   Eğitim ve Eğitim Desteği

•   Teknik Bilgi    

•   İşgücü ve Personel

•   Paketleme, Elleçleme, Depolama ve Ulaştırma (PEDU)

•   Tesis ve Altyapı

•   Bilişim Sistemleri Desteği

•   İdame Mühendisliği

•   Çevresel Faktörler ve Geri Kazanım

olarak adlandırılır.

2. ÖMÜR DEVRİ YÖNETİM SÖZLEŞMELERİ

Ömür devri yönetim sözleşmeleri, bir sistemin veya ürünün tüm yaşam döngüsü boyunca gereksinim duyulan kullanım, destek ve elden çıkarma hizmetlerini kapsar. Sözleşmelerin temel amacı, sistem performansını sürekli olarak ilk günkü seviyede tutmak ve kullanıma hazır olabilirliği en üst düzeye çıkarmaktır. Bu sözleşmeler; bakım/onarım, yedek parça, destek ekipmanı, eğitim ve dokümantasyon gibi ihtiyaç duyulan tüm hizmetleri içerebilir. En önemli konulardan bir tanesi sözleşmenin sadece bir ELD elemanına (örneğin; yedek parça sağlanması) odaklanması değil, tüm ELD elemanlarına uygulanabilirliğidir. Bu sağlanamazsa, yüksek ve maliyet etkin bir ömür döngüsüne erişilemez.

Ürünün/sistemin kullanım ve destek safhasında düzenli bakım ve arızalara müdahalenin yanında, sistem güncellemeleri ve modernizasyonlar da operasyonel verimliliği artırmak için değerlendirilmelidir.

Ürünün kullanım/destek safhalarındaki süreci yönetmek için farklı yaklaşımlar kullanılabilir.

2.1 Organik Destek

Kullanım, destek ve elden çıkarma evrelerinde yürütülecek tüm süreç, ürün sahibi tarafından yapılır ve yönetilir. Bunu yapabilmek için ürünle ilgili tüm yeteneklerin, en ayrıntılı şekilde öğrenilmesi ve tedarik edilmesi gerekir. Ayrıca kullanım ömrü boyunca bu işlemleri yapacak personelin hazır bulundurulması, eğitilmesi, gereken yedek parça/takım gibi malzemelerin sağlanması da gerekir. Bu koşulların sağlanması, tedarik aşamasında ekstra maliyet yükü getirir. Buna karşılık, yetenek kazanıldığı için dışarıya bağımlılığı ortadan kaldırır. Organik destek, birçok zorluğu olsa da, özellikle askeri sistemlerde ordunun kritik aktiviteler üzerindeki kontrolünü sürdürmesini ve operasyonel ihtiyaçlara cevap verebilmesini sağlar.

Üstünlükleri: Tüm yeteneklerin elde bulundurulması ve dışarıdan alınacak desteğin en aza indirgenmesi

Zayıf noktaları: Yüksek yetenek kazanma ve sistemi sürdürülebilir kılmak için yapılan yatırım ve işletim parasal yükleri, geniş kapsamlı ve zor bir süreç yönetimi ve düşük kullanıma hazır olma oranı.

2.2 Yüklenici Desteği

Tüm sürecin hizmet alınarak dışardan yönetimidir. Sistem ile beraber, sistemin bakım/onarımını yapacak personel, gerekli yedek parça, teknik doküman, eğitim, destek donanımı, gereken nakliye gibi tüm aktiviteler hizmet alımı şeklinde dışarıdan alınır. Bazı durumlarda sistemi kullanan personel bile bu kapsama dahil edilebilir. Ticari sektörde biraz daha fazla kullanımı olsa da, askeri sistemlerde de son yıllarda kullanılmaya başlanmıştır. Gelecekte artacağı öngörülmektedir.

Üstünlükleri: İşin tanımlı ve sözleşmeye göre olması, kullanıcı tarafından kolay yönetilmesi, sonuç odaklı süreç yönetimi, yüksek kullanıma hazır olma ve düşük yatırım maliyeti.

Zayıf noktaları: Yetenek kazanımının olmaması, dışa bağımlılık ve yüksek hizmet alım maliyetleri.

2.3 Kullanıcı/Yüklenici Ortaklığı

Şekil 2. Organik / Yüklenici / Paylaşımlı Destek Modelleri

Bu yöntemde, kullanım, destek ve elden çıkarma safhalarında yürütülecek tüm süreç, Kullanıcı ve Yüklenici tarafından paylaşılarak gerçekleştirilir ve yönetilir (Şekil 2). Bunu yapabilmek için ürünle ilgili yapılması gereken çalışmaların en baştan planlanarak hangi işlemin kim tarafından ve nasıl yapılacağının belirlenmesi gerekir. Bu çalışmanın sistem tedariki öncesinde yapılması, sistem tedariki esnasında oluşacak mükerrer harcamaların önüne geçecek, hatta tasarımın da bu girdiler yardımıyla yapılmasına olanak sağlayacaktır. Bu şekilde belirlenen sorumluluklara göre kullanıcı tarafından yapılması gereken sorumluluklar için gerekli her şey (personel, teknik dokümantasyon, eğitim, yedek parça, takım, tesis yatırımı gibi) tedarike dahil edilir. Sorumluluk belirleme sırasında, beklenen kullanım/destek performansının ve tarafların elindeki olanak ve yeteneklerin analiz edilmesi, ömür devri maliyetini de etkileyen önemli bir aktivitedir. İş paylaşımlı yönetimde amaç, paydaşların güçlü taraflarını kullanarak kazanılan artı güç (sinerji) ile, daha iyi bir ömür devri geçirilmesini sağlamaktır. Bu şekilde hem kullanıcının kritik aktiviteler üzerindeki kontrolünü sürdürmesini ve operasyonel ihtiyaçlara cevap verebilmesini sağlar hem de performansı yüksek maliyet etkin destek çözümleri üretilmesine olanak sağlar. Son yıllarda, en sık kullanılan yöntemdir. Şekil 3’te Amerikan Hava Kuvvetleri’nin 2000-2006 yılları arasında Organik ve Yüklenici Desteğine harcadığı bütçe görünmektedir. Grafikte “YLD” ile gösterilen kısım Yüklenici Lojistik Desteğini ifade etmektedir.

Şekil 3. Yüklenici Desteğinin Yıllara Göre Artışı

Üstünlükleri: En performans/maliyet etkin çözümün paylaşımlı olarak uygulanması.

Zayıf noktaları: Olası karmaşık yönetim gereksinimi. Öngörü, sorumluluk ve risklerin dikkatli değerlendirilmesi gerekliliği.

2.4 Uygulama Örneği [4]

Amerikan F/A-18 uçaklarının işletilmesi bir süre organik olarak gerçekleştirilmiş ve 2000 yılı sonrasında yüklenici ile bir performansa dayalı lojistik sözleşmesi imzalanmıştır. Organik olarak işletilirken %57 (Şekil 4) olan göreve hazırlık oranının sözleşme sonrasında %73’lere kadar çıktığı görülmektedir. Yani yaklaşık olarak %30 artış olmuştur. Ayrıca, sözleşme yapılmadığı durumda işletme maliyetlerinin ne kadar olacağı ile ilgili bir projeksiyon çalışması yapılarak, yüklenici ile yapılan sözleşmedeki gerçekleşen maliyetler ile karşılaştırılmış ve onuncu yıl sonunda yaklaşık 200 Milyon USD (Şekil 5) olarak gerçekleşen maliyete karşılık, sözleşme yapılmadığı durumda 350 Milyon USD maliyet oluşacağı hesaplanmıştır. Bu da sözleşme kapsamında işletme maliyetinin %43 azaldığı anlamına gelmektedir. Özetle %43 daha az para harcayarak %30 performans artışı sağlanmıştır.

Şekil 5. F/A-18 Yıllara Göre İdame Maliyeti Projeksiyonu/Gerçekleşmesi

3. SONUÇ

Ömür devri yönetim sözleşmeleri, hem askeri hem de ticari ürünlerin ömür devri yönetiminde vazgeçilmez bir bileşen haline gelmiştir. Bu sözleşmeler, sistem performansını sürekli olarak yüksek tutarken, maliyet etkinliği sağlamak ve operasyonel riskleri azaltmak için büyük önem taşır. Tüm ELD bileşenlerinin kapsamlı olarak sözleşmelere dahil edilmesi ve geliştirme projesinin başından itibaren planlanması, bu sözleşmelerin başarısının anahtarıdır. Sistemin ömrü boyunca yüksek kullanıma hazır olabilirlik ve maliyet etkinliği, ancak tüm lojistik destek elemanlarının entegre bir şekilde yönetilmesiyle gerçekleştirilebilir.

KAYNAKÇA

     1.        TSSÖDYP-01 SİSTEM ÖMÜR DEVRİ YÖNETİMİ REHBERİ (ANA ÇERÇEVE) – Savunma Sanayi Başkanlığı (Ağustos 2021)

     2.        Performance Based Logistics: A Program Manager’s Product Support Guide – Department of Defence, USA

     3.        Boito, M., Cook, C. R, ve Graser, J.C. 2009. Contractor Logistics Support in the U.S. Air Force –  RAND Corporation.

   4.        Gansler, J. S. ve LucyShyn, W. 2006. Evaluation of Performance Based Logistics